На рабочем месте могут быть различные виды делового общения, но, тем не менее, следует знать, что некоторые из них более эффективны, чем другие. Существует четыре уровня делового общения: общение лицом к лицу, разговорное общение с помощью электронных устройств (телефона или голосовой почты), персонально адресованное письменное общение (личные письма) и не персональное письменное общение (не персональные письма).

Общение лицом к лицу

Такое общение эффективнее всего, если вы хотите получить наибольшие результаты от общения с вашими сотрудниками. Оно дает больше информации, чем любое другое общение, а самое главное – невербальной информации. Примеры такой невербальной информации – выражение лица, жесты, мимика, тон голоса и одежда человека. Невербальная информация может совпадать или опровергать вербальную информацию. Мгновенная ответная реакция может помочь справиться со смущением, неясностью и неправильной интерпретацией. В наши дни примером такого общения может быть также видеоконференция.

Общение по телефону или голосовой почте

Позвоните или оставьте сообщение человеку, если вы не можете поговорить с ним лично. Общение по телефону или по Интернету – это примеры разговорного общения с помощью электронных средств. Это можно считать шагом к личному общению. Преимуществом прямого телефонного разговора может быть интонация голоса и мгновенная обратная реакция. К сожалению, здесь нет жестов и мимики. Что касается голосовой почты, то тут отсутствует мгновенная ответная реакция.

Персональные сообщения

Если вы работаете в дистанционном режиме, то наверняка вы общаетесь посредством электронной почты или он-лайн. Персонально адресованные сообщения, которые находятся на уровень ниже вербального общения с помощью электронных средств, требуют внимания от получателя. Сообщение пишется так, чтобы его мог понять получатель. Но персонально адресованные письма и электронные сообщения отличаются тем, что в них нет мгновенной обратной реакции и невербальной коммуникации.

Не персональные сообщения

Такое общение подходит для различных сообщений типа правил, инструкций, новостей, производственных изменений и принятия новых сотрудников. Обычно это сообщения общего характера, которые рассылаются большой группе людей. В таком случае нет нужды отвечать на такие сообщения, соответственно, нет и обратной реакции. Сообщения такого типа должны быть написаны четко и понятно, чтобы каждому был ясен их смысл.